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学生档案办事须知

[2013/06/06  浏览:]

一、新生档案的接收:

(一)收集新生从高中带来的档案。(高考档和高中档)

(二)收集新生来校后的档案材料,包括录取通知书(录取通知书上的报到凭证一联不要)、基本信息登记表、新生报到通知单、作文回顾。

(三)收集新生的团员档案(团员证不要),新生的党员档案必须经校组织部转递方能接收。

(四)根据(一)、(二)、(三)项内容收集的档案材料情况填写新生档案接收登记表(此表在档案馆网页上可下载,填写时交档人一栏需由学生本人签字,接收人由辅导员签字,签字部分不能打印。)

完成上述步骤后,将每个学生的所有档案材料都装入学生带来的高考档案袋中,按学号顺序排列好,连同新生档案接收登记表一起交至学生档案室。

二、档案的转递

凡办理历史遗留档的提档事宜,需由档案所有人本人持毕业证、学位证及派遣证的复印件(或调档函)前来方可办理。

三、在读学生档案的查询利用

凡需要查询利用在读学生的档案,查询利用人为外单位的,需要提供单位介绍信;查询利用人为本校学生的,需出具学院证明,同时由辅导员老师前来,方可办理。

  四、办理学生遗留档案及提供相关材料

1. 详细说明个人信息:姓名 , 学院(系),专业 ,班级 。

2. 出具单位证明:说明事由,所需内容(原件盖章)。

3. 如非所在单位和本人办理,请带委托书和有效证件(身份证)以及被委托人的身份证。

4. 认真填写表格(见山西师范大学档案馆网页下载专区【办理学生档案相关材料的审批表】)相关内容。

 

作者:外国语学院

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